Spontane Anrufe, die den Arbeitsfluss stören, gehören für viele Unternehmer der Vergangenheit an. Tim Hufermann, ein Verfechter moderner Kommunikation, setzt auf geplante Termine und digitale Tools. Gemeinsam mit neuen Technologien wie KI-Telebots könnten diese Ansätze die Geschäftskommunikation grundlegend verändern. Ein Blick auf die Herausforderungen und Lösungen.
Die Störung durch spontane Anrufe
„Wenn das Telefon plötzlich klingelt, reißt mich das aus meinem Flow“, erklärt Tim Hufermann. „Ich arbeite vielleicht gerade an etwas Wichtigem, bin in einem Termin oder konzentriere mich auf eine Aufgabe. Ein spontaner Anruf zwingt mich, alles stehen und liegen zu lassen. Das ist für mich einfach ineffizient.“
Dieses Gefühl teilen viele. Besonders in der heutigen Arbeitswelt, die von digitalen Tools geprägt ist, werden spontane Unterbrechungen immer weniger akzeptiert.
Geplante Gespräche: Effektiver und persönlicher
„Ich möchte vorbereitet in ein Gespräch gehen und meinem Gegenüber 100 % Aufmerksamkeit schenken“, betont Hufermann. „Das geht nur, wenn ich weiß, wann das Gespräch stattfindet, und mich darauf einstellen kann.“
Für den Unternehmer sind geplante Termine nicht nur produktiver, sondern auch respektvoller. Beide Seiten hätten die Chance, sich vorzubereiten und konzentriert in das Gespräch zu gehen.
„Es ist kein Generationsproblem“
Obwohl asynchrone Kommunikationstools wie Slack und Microsoft Teams besonders bei jüngeren Generationen beliebt sind, sieht Hufermann darin keine reine Altersfrage. „Es geht nicht ums Alter, sondern um die Art, wie wir arbeiten. Tools wie Slack ermöglichen es, Nachrichten zu lesen und zu beantworten, wenn es in den eigenen Zeitplan passt. Das ist für alle ein Gewinn – unabhängig vom Geburtsjahr.“
Tatsächlich zeigen Studien, dass die Nutzung klassischer Telefonanrufe in der Geschäftswelt stark zurückgeht, während digitale Alternativen dominieren.
Psychologischer Druck durch das Telefon
„Ein Anruf zwingt mich dazu, sofort verfügbar zu sein“, sagt Hufermann. „Das erzeugt Stress. Es gibt Menschen, die damit besser umgehen können als andere, aber ich halte es für unnötig. Asynchrone Kommunikation gibt uns die Kontrolle über unseren Tag zurück.“
Auch die Wissenschaft gibt ihm recht: Spontane Unterbrechungen können die Produktivität nachhaltig beeinträchtigen und den Stresslevel erhöhen.
KI-Telebots: Eine smarte Alternative
Für Szenarien, in denen Spontanität dennoch gefragt ist, könnten KI-Telebots eine Lösung bieten. Jörg Maire aus Freren, Experte bei Digitale Realität, entwickelt solche Modelle, die Telefonkommunikation effizienter gestalten. „Unsere Telebots können Anrufe entgegennehmen, Fragen klären oder Informationen sammeln – und das rund um die Uhr“, erklärt Maire. „Sie unterbrechen nicht den Workflow und leiten wichtige Anliegen strukturiert weiter.“
Für Unternehmer wie Tim Hufermann wären diese Bots ein Gamechanger: Anstatt direkt gestört zu werden, filtert der KI-Assistent, welche Anrufe wirklich dringend sind, und bietet Anrufern alternativ die Möglichkeit, eine Nachricht zu hinterlassen oder einen Termin zu vereinbaren. So bleibt der Arbeitsfluss erhalten, während die Kommunikation effizient und zugänglich bleibt.
Die Rolle der Technologie
Die Entwicklungen der letzten Jahre haben den Wandel in der Kommunikation vorangetrieben. Plattformen wie Slack oder Teams ermöglichen es, flexibel und ohne Zeitdruck zu kommunizieren. Auch Terminbuchungs-Tools wie Calendly tragen dazu bei, die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten.
„Ich bin ein großer Fan solcher Tools“, so Hufermann. „Sie helfen mir, meinen Tag zu strukturieren und trotzdem flexibel zu bleiben.“
Hat das Telefon ausgedient?
Für viele mag die Idee, das Telefon nicht mehr spontan zu nutzen, radikal wirken. Doch Hufermann sieht darin die Zukunft der Geschäftskommunikation. „Das Telefon wird nicht aussterben, aber es wird seinen Platz finden – als Werkzeug für wirklich dringende oder persönliche Anliegen. Alles andere kann besser geplant und vorbereitet werden.“
Fazit: Qualität statt Quantität
Tim Hufermanns Ansatz zeigt, wie die Geschäftswelt von morgen aussehen könnte. Weniger Unterbrechungen, mehr Struktur und eine Kommunikation, die sich an den Bedürfnissen aller Beteiligten orientiert. Gleichzeitig eröffnen KI-Lösungen wie die Telebots von Jörg Maire völlig neue Möglichkeiten, spontane Anfragen effizient zu managen, ohne den Arbeitsalltag zu stören.
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