Reiden. Viele kleine und mittlere Unternehmen stehen vor der Herausforderung, bei hohem telefonischem Kundenaufkommen eine gute Erreichbarkeit sicherzustellen. Die KI-basierte Telefonassistenz verspricht nun Entlastung und effizientere Abläufe.

Nie wieder besetzt: Wie eine KI-basierte Telefonassistenz den Kundenkontakt verbessert

Unternehmen wie Arztpraxen, Restaurants oder Fitnessstudios sind im Alltag stark auf den telefonischen Kontakt zu ihren Kunden angewiesen. Dabei führt das gleichzeitige Eingehen mehrerer Anrufe schnell zu Überlastungen: Wartezeiten in der Leitung, Besetztzeichen und verpasste Termine sind häufige Folgen. Die herkömmlichen Telefonsysteme können diesen Anforderungen kaum gerecht werden und lassen Mitarbeiter und Kunden oft unzufrieden zurück.

Die Funktionsweise der KI-basierten Telefonassistenz

Die von der Luzerner Soko Labs GmbH entwickelte Lösung SOVOICE basiert auf künstlicher Intelligenz und nimmt jeden Anruf sofort entgegen. Dabei führt die Software natürliche, mehrsprachige Dialoge und kann bis zu zehn Gespräche parallel abwickeln. Dadurch entfallen Warteschleifen und Besetztzeichen vollständig. Neben der Aufnahme von Anliegen automatisiert das System häufige Standardanfragen und verwaltet Termine durch den Zugriff auf bestehende Kalender. So werden Terminvergaben strukturiert abgewickelt, und Erinnerungen per automatisierter Bestätigung reduzieren Ausfälle.

Integration und Anpassung an Unternehmensprozesse

Der Einsatz von SOVOICE beginnt mit einer Analyse der bisherigen Abläufe im Unternehmen. Anschließend erfolgt eine maßgeschneiderte Konfiguration, inklusive der Einbindung in Telefonanlagen, Kalender und weitere betriebsinterne Systeme über API-Schnittstellen. Die Implementierungsdauer variiert je nach Komplexität und liegt zwischen einem und vierzehn Tagen. Vor der Aktivierung durchläuft die KI eine umfangreiche Testphase mit simulierten Belastungssituationen, um die Funktionalität und Zuverlässigkeit sicherzustellen.

„Unser Anspruch ist es hierbei, die allgemeine Erreichbarkeit messbar zu steigern und Teams nachhaltig zu entlasten“, sagte Florian Sopa, Geschäftsführer der Soko Labs GmbH.

Besondere Beachtung findet auch der Datenschutz: Anrufer werden zu Beginn jedes Gesprächs über den KI-Einsatz informiert, und eine Aufzeichnung erfolgt nur mit ausdrücklicher Zustimmung. Zudem werden sensible Gespräche, beispielsweise in medizinischen Kontexten, an Fachpersonal weitergeleitet, um regulatorische Vorgaben wie DSGVO und den EU AI Act einzuhalten.

Beispielhafte Anwendungsbereiche sind Arztpraxen, Privatkliniken oder Restaurants, die durch SOVOICE ihre telefonische Erreichbarkeit erhöhen und gleichzeitig den Personaleinsatz effizienter gestalten können. Die Lösung reduziert Sprachbarrieren durch Unterstützung von über 100 Sprachen und sorgt für eine konstante, professionelle Kommunikation unabhängig von der Tagesform der Mitarbeiter.

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Welche Bedeutung das für die Region hat, zeigt der folgende Abschnitt.

Bedeutung der KI-basierten Telefonassistenz für Unternehmen in der Region Luzern

Die Einführung von KI-basierten Telefonassistenten wie SOVOICE kann für lokale Betriebe bedeutende Vorteile bringen. So verbessert sich die Erreichbarkeit deutlich, was nicht nur zu höherer Kundenzufriedenheit führt, sondern auch wirtschaftliche Folgen wie Auftragseinbußen reduziert. Das entlastet die Mitarbeitenden, die sich auf andere Kernaufgaben konzentrieren können, und verringert Stresssituationen im Arbeitsalltag. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels bietet die automatisierte Lösung eine Möglichkeit, personelle Ressourcen effizient zu nutzen und dennoch einen professionellen Kundenkontakt zu gewährleisten.

Für Unternehmen im Kanton Luzern sind bereits Umsetzungsgespräche und individuelle Analysen der Arbeitsprozesse der erste Schritt zur Einführung. Interessierte können sich an die Soko Labs GmbH wenden, die mit Beratung und maßgeschneiderten Lösungen zur Seite steht. Die flexible Integration ermöglicht eine schnelle Implementierung, sodass die Unternehmen kurzfristig von den Vorteilen profitieren können.

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