Im Nordwesten Niedersachsens wird der Fachkräftemangel immer spürbarer. Im Agenturbezirk Emden-Leer sind bereits rund 23 Prozent der Beschäftigten älter als 55 Jahre, nur etwa 11 Prozent sind jünger als 25. Viele Betriebe, vor allem kleine und mittlere, schauen deshalb ins Ausland. Oft wissen sie aber nicht, wie sie Anerkennung, Visum, Wohnungssuche und Integration bewältigen sollen. Hier setzt das Welcome Center Ems-Achse 2.0 an. Es begleitet Unternehmen und internationale Fachkräfte vom ersten Kontakt bis weit über den ersten Arbeitstag hinaus. Für beide Seiten ist das kostenfrei.
Getragen wird das Projekt von der Wachstumsregion Ems-Achse e.V. mit Sitz in Papenburg. Es wird über die Förderrichtlinie „Unterstützung Regionaler Fachkräftebündnisse“ gefördert und läuft vom 1. Oktober 2025 bis zum 30. September 2026. Die Projektleitung teilen sich Maria Schischkin und Jan Woortmann. Im Interview mit regionalupdate.de erzählen sie, woran Betriebe bei der Anwerbung am häufigsten scheitern, warum Integration schon vor der Einreise beginnen sollte und was hinter der neuen Willkommensmappe steckt.
Vom Fachkräfte-Service zum Welcome Center 2.0
Was genau ist das Welcome Center 2.0, wer steht dahinter und was unterscheidet es vom ursprünglichen Welcome Center der Ems-Achse?
Die Wachstumsregion Ems-Achse begleitet internationale Fachkräfte schon seit einigen Jahren. 2010 haben wir mit der Gründung der Fachkräfte-Servicestelle erste Erfahrungen in dem Bereich gesammelt. Ab 2012 folgte das Projekt zur Internationalen Ausbildungsinitiative (MobiPro-EU), mit dem wir spanische Auszubildende in die Region geholt haben. 2016 haben wir die bestehenden Strukturen weiterentwickelt und das Welcome Center gegründet. Seit 2024 rekrutiert die Ems-Achse internationale Fachkräfte aus Südafrika, Mexiko und Vietnam. Heute leiten wir das Welcome Center 2.0 und sind in verschiedenen Gremien vertreten, etwa als Sprecher der Niedersächsischen Welcome Center und als Mitglied der Steuerungsgruppe der Bundesgruppe der Welcome Center.
Die Version 2.0 ergänzt das bestehende Angebot um vier neue Bausteine: Workshops für Unternehmen, in denen sie Integrationskonzepte entwickeln, Vorbereitungs-Workshops für betriebliche Paten und Buddys, eine überarbeitete Willkommensmappe im eigenen Branding sowie eine grundlegende Neuaufstellung der internen Beratungsstrukturen. Neu ist also weniger das Konzept selbst. Es geht vor allem um Vertiefung und Professionalisierung.
Wie ist das Projekt entstanden? Welche Beobachtung oder welcher konkrete Bedarf aus der Region war der Auslöser?
In den vergangenen Jahren haben wir viele Erfahrungen gesammelt, die zeigen, warum es den Bereich internationale Fachkräfte und das Welcome Center 2.0 innerhalb der Wachstumsregion Ems-Achse braucht. Zwei Beobachtungen stehen dafür beispielhaft.
Die erste ist struktureller Art. Der demografische Wandel trifft die Region hart. Im Agenturbezirk Emden-Leer sind bereits rund 23 Prozent der Beschäftigten über 55, aber nur etwa 11 Prozent unter 25. Hochrechnungen gehen davon aus, dass in den nächsten zehn Jahren rund 55.000 Menschen altersbedingt aus dem Arbeitsmarkt ausscheiden. Schon heute sind 7.400 Stellen unbesetzt.
Die zweite Beobachtung stammt direkt aus der Praxis. Im Vorgängerprojekt und in zwei „Zukunftswerkstätten“ mit Unternehmen, Kammern, Agenturen für Arbeit und Sozialpartnern hat sich gezeigt: Viele Betriebe wollen grundsätzlich im Ausland anwerben, sind aber mit Anerkennungsverfahren, Integration und Bürokratie überfordert. Das gilt besonders für kleine und mittlere Unternehmen. Dieselbe Erfahrung haben wir im Anerkennungsprozess unseres Rekrutierungsprojekts „Moving North“ aus Südafrika gemacht.
Integration endet nicht am Werkstor
Sie schreiben, die Anwerbung internationaler Fachkräfte sei ohne begleitende Integrationsstrukturen nicht nachhaltig erfolgreich. Woran haben Sie das im Projekt festgemacht? Gibt es ein Beispiel, an dem das besonders deutlich wurde?
Integration im Unternehmen ist extrem wichtig, sie reicht aber weit darüber hinaus. Wir haben zum Beispiel einen Kandidaten aus Südafrika begleitet, der in einen kleinen Ort gezogen ist. Die beiden örtlichen Fußballvereine wurden sofort informiert und haben sich regelrecht „gestritten“, wer ihn zu sich holen darf.
In der Fußballmannschaft hat er ein gutes Netzwerk gefunden. Als er zu Besuch in seine Heimat flog, hat ihn ein Teamkollege ganz selbstverständlich zum Flughafen gefahren.
Für welches Gebiet arbeiten Sie und mit welchen Partnern, etwa Landkreisen, Kammern, Agentur für Arbeit oder Kommunen?
Wir sind für die Landkreise Aurich, Emsland, Leer, Wittmund und die Grafschaft Bentheim sowie für die kreisfreie Stadt Emden zuständig. Zusammen sind das rund 958.000 Einwohner im Nordwesten Niedersachsens, direkt an der niederländischen Grenze.
Zu unseren Partnern gehören:
- die Agenturen für Arbeit Emden-Leer und Nordhorn
- die IHK Osnabrück-Emsland-Grafschaft Bentheim
- die Wirtschaftsförderung der Stadt Lingen, die gemeinsam mit der Ems-Achse das neu gegründete „Welcome- und Servicecenter Wirtschaft“ trägt
- Kammern, die ZAB (Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen) und die ZAV (Zentrale Auslands- und Fachvermittlung), vor allem bei Fragen der Anerkennung
- Kommunen, Vereine, Betriebsräte, Bürgermeisterinnen und Bürgermeister sowie Handels- und Gewerbevereine als Zielgruppe der geplanten Workshops
- über 900 direkte Mitglieder der Ems-Achse sowie rund 2.000 weitere Unternehmen über angeschlossene Kompetenzzentren
Wo Betriebe den Aufwand unterschätzen
Was sind die drei häufigsten Fragen, mit denen Betriebe zu Ihnen kommen?
- „Wo fangen wir überhaupt an? Ist das für einen Betrieb unserer Größe realistisch machbar?“ Dahinter steckt die grundsätzliche Unsicherheit, ob sich der Aufwand stemmen lässt.
- „Welche Abschlüsse werden hier überhaupt anerkannt, und wie lange dauert das?“ Die Anerkennung ist eine der großen Hürden.
- „Wie integrieren wir jemanden gut, damit er nicht nach wenigen Monaten wieder in die Heimat zurückgeht?“ Hier geht es um Onboarding, Paten und kulturelle Unterschiede.
Wo unterschätzen Unternehmen den Aufwand am meisten? Bei der Anerkennung von Abschlüssen, beim Aufenthaltsrecht, beim Wohnraum oder an einer ganz anderen Stelle?
Die meisten Betriebe nennen zuerst die Anerkennung von Abschlüssen, und das zu Recht. Sie ist oft aufwendiger als gedacht. In einem Fall aus Südafrika mussten wir gemeinsam mit der ZAB, der ZAV und den Kammern erst einmal klären, ob der südafrikanische „Fitter & Turner“ mit unserem Maschinen- und Anlagenführer vergleichbar ist. Allein das hat mehrere Monate gedauert.
Mindestens genauso unterschätzt wird aber die menschliche Seite. Diese Menschen lassen ihr gesamtes Leben im Heimatland zurück: Familie, Freunde, vertraute Strukturen. Gleichzeitig müssen sie aus dem Ausland Dinge organisieren, die schon für uns vor Ort nicht immer einfach sind. Die Wohnungssuche ist ein gutes Beispiel. Wie sucht man eine Wohnung, wenn man das Land, die Stadt und den Wohnungsmarkt nicht kennt und nicht mal eben zur Besichtigung vorbeikommen kann?
Die ersten Schritte für kleine Betriebe
Kleine und mittlere Betriebe haben keine eigene Personalabteilung für solche Verfahren. Was raten Sie einem Handwerksbetrieb oder einem Pflegedienst mit 20 Beschäftigten, der zum ersten Mal eine Fachkraft aus dem Ausland einstellen möchte? Wie sehen die ersten drei Schritte aus?
Die Voraussetzungen sind in jedem Unternehmen anders und müssen deshalb immer individuell betrachtet werden. Drei Schritte passen aber grundsätzlich fast immer:
- Verantwortlichkeiten klar festlegen. Im Unternehmen sollte es ein oder zwei feste Ansprechpersonen geben, die mit uns, der Ems-Achse, und mit den Behörden kommunizieren.
- Ein individuelles Integrationskonzept entwickeln. Das kann gemeinsam mit uns geschehen oder der Betrieb erarbeitet es selbst, mithilfe unseres Leitfadens oder unserer Workshops.
- Eine Patin, einen Paten oder Buddy im Betrieb benennen. So wird Integration auch über den Arbeitsplatz hinaus gedacht. Gleichzeitig wird die Belegschaft für das Thema sensibilisiert.
Wie lange dauert es realistisch vom ersten Kontakt bis zum Arbeitsbeginn und an welcher Stelle entstehen die längsten Wartezeiten?
In unserem Projekt Moving North, also bei der Rekrutierung aus Südafrika, vergehen etwa zehn Monate vom ersten Kontakt vor Beginn des Sprachkurses bis zum ersten Arbeitstag. Wartezeiten entstehen beim Spracherwerb, bei der Anerkennung und im Visumverfahren. In einigen Herkunftsländern muss man zudem lange auf einen Termin für das Visum warten.
Pre-Boarding statt Improvisation
Welche Fehler sehen Sie immer wieder, obwohl sie vermeidbar wären?
Ein Fehler begegnet uns immer wieder: Betriebe kümmern sich sehr sorgfältig um die formalen Dinge wie Arbeitsvertrag, Anerkennung und Aufenthaltstitel. Dabei vergessen sie, dass Integration nicht erst am ersten Arbeitstag beginnt, sondern schon vorher, im sogenannten Pre-Boarding. Wer sich erst um Ansprechpartner, Wohnraum oder erste Kontakte kümmert, wenn die Fachkraft schon da ist, hat wertvolle Zeit verschenkt. Genau dafür gibt es uns als Welcome Center: Wir sensibilisieren Betriebe und öffnen den Blick für den gesamten Prozess.
Was kostet Betriebe die Begleitung, und was davon können sie über Ihr Angebot abdecken?
Für Unternehmen und für die internationalen Fachkräfte ist unsere Beratung komplett kostenfrei. Das Welcome Center ist ein gefördertes Projekt. Deshalb können wir unsere gesamte Unterstützung anbieten, ohne dass Betrieben oder den Menschen, die zu uns kommen, Kosten entstehen. Das gilt für alle Angebote: die individuelle Beratung, die Workshops für Unternehmen, Kommunen und Interessierte, die Paten- und Buddy-Workshops und auch die Willkommensmappen, die wir den Fachkräften zur Verfügung stellen.
Den ganzen Prozess können wir natürlich nicht abdecken. Die Wohnungssuche übernehmen wir zum Beispiel weder für Unternehmen noch für Privatpersonen. Wir verweisen aber gern auf mögliche Lösungen.
Eine Willkommensmappe aus Sicht der Neuankömmlinge
Die Willkommensmappe deckt zwölf Themenfelder von Wohnen bis Religion ab. Welche Kapitel wurden in der Weiterentwicklung am stärksten überarbeitet und warum gerade diese?
Die erste Version der Willkommensmappe haben wir bereits an ausländische Fachkräfte verteilt. Danach konnten wir die Inhalte gemeinsam mit ihnen auswerten und Schritt für Schritt verbessern. Wir haben uns jedes einzelne Thema noch einmal genau angeschaut und gefragt, welche Informationen wirklich helfen, wenn man neu in die Region zieht. Die Mappe ist dadurch deutlich umfangreicher geworden. Außerdem haben wir Verweise auf Informationsstellen ergänzt, um gezielt weitervermitteln zu können. Einen Anspruch auf Vollständigkeit erheben wir nicht. Wir wollen Impulse geben und dann an die richtigen Stellen verweisen.
Was war die wichtigste Rückmeldung der Fachkräfte selbst, die in die neue Fassung eingeflossen ist?
Die Fachkräfte haben die Mappe grundsätzlich als sehr hilfreich bewertet, gerade weil sie in der ersten Zeit einen Anker bietet, auf den man ohne lange Recherche zurückgreifen kann. Es hat sich aber auch gezeigt, dass einige Themen fehlten oder ausführlicher werden mussten.
Das liegt vor allem daran, dass ein Start in Deutschland sehr vielschichtig ist und hier vieles ganz anders läuft als in den Herkunftsländern. Themen, die für uns selbstverständlich sind, waren für die Fachkräfte oft völliges Neuland. Diese Rückmeldung war für uns der wichtigste Antrieb. Wir mussten die Mappe nicht neu erfinden, sondern sie konsequent aus der Perspektive der Menschen weiterdenken, die zum ersten Mal in Deutschland ankommen.
Alltagswissen in kurzer Zeit
Beim Lesen fällt auf, wie viel Alltagswissen nötig ist, das Einheimische nie erklären müssen, etwa Mülltrennung, Ruhezeiten, Lüften gegen Schimmel oder brutto und netto. Welches dieser Alltagsthemen führt in der Praxis am häufigsten zu Problemen?
Ehrlich gesagt sehen wir da selten echte Probleme. Meistens reicht ein einmaliger Hinweis. Mülltrennung, Ruhezeiten, brutto und netto: Das ist für uns selbstverständlich, funktioniert woanders aber schlicht anders. Sobald man es einmal erklärt oder gezeigt bekommt, ist es in der Regel sofort klar.
Die eigentliche Herausforderung ist die schiere Menge an Themen, die auf einmal zusammenkommt. Es ist weniger ein einzelner Stolperstein als die Summe an Alltagswissen, das man sich sonst über Jahre aneignet und das hier in kurzer Zeit vermittelt werden muss.
Wie kommt die Mappe zu den Menschen? Übergibt sie der Betrieb, gibt es sie beim Onboarding oder in der Beratung?
Da wir als Wachstumsregion Ems-Achse gemeinsam mit verschiedenen Unternehmen rekrutieren, haben wir direkten Kontakt zu den Fachkräften und können die Mappe selbst übergeben. Darüber hinaus sprechen wir aktiv Unternehmen an, die unser Angebot noch nicht kennen, und schaffen über Multiplikatoren wie Personalvermittlungen weitere Zugänge.
Wir wollen uns dabei nicht auf einen einzigen Weg festlegen. Wir sind offen für jeden Kanal, über den sich die Mappe verbreiten lässt. Unser Ziel ist, möglichst vielen Menschen diesen Mehrwert zu bieten, ganz gleich, wie sie zu uns finden. Vielleicht melden sich nach diesem Artikel ja weitere interessierte Unternehmen.
Ganz aktuell haben wir außerdem eine eigene Willkommensmappe für ausländische Studierende an den beiden Hochschulstandorten in der Ems-Achse erstellt. Auch für diese Zielgruppe ist eine solche Mappe wichtig, sie braucht aber einige Anpassungen.
Analog, digital und gut vernetzt
Bleibt es beim Papier, oder gibt es Sprachfassungen und eine digitale Version? Wie greifen Mappe, Integreat-App und Ihr WhatsApp-Kanal ineinander?
Die Willkommensmappe lässt sich analog und digital nutzen. Je nach Vorliebe oder Thema hat beides seine Vorteile. Derzeit gibt es eine deutsche und eine englische Fassung. Wenn konkreter Bedarf an weiteren Sprachen entsteht, können wir meist schnell reagieren. Bislang war das aber noch nicht der Fall.
Die Integreat-App ist vor allem in den Landkreisen Emsland und Grafschaft Bentheim sehr nützlich. Dort können sich Menschen aus dem Ausland zu den verschiedensten Themen informieren und erfahren von aktuellen Veranstaltungen. Wie gesagt verweisen wir gern auf bestehende Angebote, die den Menschen wirklich weiterhelfen. Unser WhatsApp-Kanal macht auf Besonderheiten aufmerksam und lädt zu Workshops und Community-Events ein. Ein Beispiel war eine Information zum Ostersamstag mit der Erklärung, was es mit dem Brauch des Osterfeuers auf sich hat.
Was hat sich seit dem Start messbar verändert? Woran machen Sie fest, dass das Projekt wirkt?
Unsere internen Prozesse verbessern sich stetig. Fachkräftesicherung ist seit Jahren ein fester Baustein der Ems-Achse, das Thema internationale Fachkräfte ist dagegen noch vergleichsweise jung. Weil wir die verschiedensten Prozesse direkt mit Unternehmen und Fachkräften durchlaufen, bauen wir enormes Erfahrungswissen auf. Im Vergleich zur vorherigen Förderperiode konnten wir Erfahrungen gemeinsam mit unseren Partnern auswerten, uns verbessern und unser Angebot erweitern.
Die Wirkung sehen wir an den Anfragen von Unternehmen, die um Unterstützung bitten, an den Anmeldezahlen für unsere Workshops und in der Arbeit mit den ausländischen Kandidatinnen und Kandidaten, die sich an uns wenden. Und sie zeigt sich darin, dass man uns weiterempfiehlt und als Partner nennt.
Förderung, Wünsche an die Politik und ein Rat an Unternehmer
Was wünschen Sie sich von Politik und Verwaltung, damit Anwerbung und Integration in der Region leichter werden?
Weniger Bürokratie, transparentere und wo möglich zentralisierte Prozesse. Außerdem wünschen wir uns, dass sich in Deutschland eine echte Willkommenskultur etabliert und Integration und Zusammenhalt gefördert werden.
Wie läuft das Projekt weiter, wenn die aktuelle Förderphase endet?
In diesem Jahr gab es bereits einen neuen Förderaufruf für Welcome Center und Hubs in Niedersachsen. Wir haben uns auf eine Fortführung unserer Welcome-Center-Strukturen beworben und warten nun auf den Bescheid des Fördermittelgebers.
Was möchten Sie einem Unternehmer sagen, der heute zum ersten Mal über internationale Fachkräfte nachdenkt und nicht weiß, wo er anfangen soll?
Das Thema wirkt von außen oft größer und komplizierter, als es am Ende ist. Man muss es nicht allein stemmen, genau dafür gibt es das Welcome Center. Der erste Schritt ist einfach: Kontakt aufnehmen und sich beraten lassen. Aus einem großen, unübersichtlichen Thema werden dann schnell einzelne, gut machbare Schritte.
Einordnung der Redaktion
Das Gespräch zeigt deutlich, dass die Anwerbung internationaler Fachkräfte selten an fehlendem Willen scheitert. Die Hürden liegen in der Organisation. Anerkennungsverfahren, die sich über Monate ziehen, Wartezeiten auf Visumtermine und eine Wohnungssuche aus der Ferne sind für einen Betrieb mit 20 Beschäftigten ohne eigene Personalabteilung kaum nebenbei zu schaffen. Rund zehn Monate vom ersten Kontakt bis zum Arbeitsbeginn muss man realistisch einplanen. Wer heute Personal braucht, sollte also früh anfangen.
Bemerkenswert ist, wie stark das Welcome Center auf die menschliche Seite setzt. Das Beispiel des südafrikanischen Fußballers aus dem kleinen Ort zeigt, dass Bindung oft außerhalb des Betriebs entsteht, im Verein, in der Nachbarschaft, im Freundeskreis. Für Betriebe lassen sich aus dem Interview fünf Punkte ableiten:
- Früh planen: Mit rund zehn Monaten Vorlauf rechnen, vor allem wegen Sprachkurs, Anerkennung und Visum.
- Zuständigkeiten klären: Ein bis zwei feste Ansprechpersonen im Betrieb benennen.
- Pre-Boarding ernst nehmen: Wohnraum, Ansprechpartner und erste Kontakte vor der Einreise organisieren, nicht erst danach.
- Paten einsetzen: Eine Patin oder ein Buddy erleichtert den Einstieg und nimmt die Belegschaft mit.
- Kostenfreie Hilfe nutzen: Beratung, Workshops und Willkommensmappe des Welcome Centers kosten Betriebe nichts.
„Das Thema wirkt von außen oft größer und komplizierter, als es am Ende ist. Man muss es nicht allein stemmen, genau dafür gibt es das Welcome Center.“Maria Schischkin und Jan Woortmann, Projektleitung Welcome Center 2.0
Offen ist noch, ob das Welcome Center nach dem 30. September 2026 weiter gefördert wird. Für die Region wäre eine Anschlussförderung ein wichtiges Signal, denn das aufgebaute Erfahrungswissen lässt sich nicht beliebig neu aufbauen.
Fazit
Das Welcome Center Ems-Achse 2.0 ist für Betriebe im Nordwesten Niedersachsens ein kostenfreier Lotse durch einen Prozess, der von außen oft abschreckend wirkt. Wer über internationale Fachkräfte nachdenkt, sollte früh Kontakt aufnehmen, Zuständigkeiten klären und Integration schon vor der Einreise mitdenken. Die Willkommensmappe gibt es auf Deutsch und Englisch als Download auf der Website des Welcome Centers. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt ein Videobeitrag von ems TV über das Projekt Moving North.
FAQs zum Welcome Center Ems-Achse 2.0
Was kostet die Beratung durch das Welcome Center?
Nichts. Da das Welcome Center gefördert wird, sind Beratung, Workshops, Paten-Workshops und Willkommensmappe für Unternehmen und Fachkräfte kostenfrei.
Für welche Region ist das Welcome Center zuständig?
Für die Landkreise Aurich, Emsland, Leer, Wittmund und die Grafschaft Bentheim sowie die Stadt Emden. Das Gebiet hat rund 958.000 Einwohner.
Aus welchen Ländern kommen die Fachkräfte?
Die Ems-Achse rekrutiert selbst in Südafrika und Mexiko. Hinzu kommen größere Projekte mit vietnamesischen Auszubildenden und Fachkräften, etwa im Landkreis Aurich, sowie Anfragen aus der EU und aus der Ukraine. Beraten werden auch Menschen, die aus anderen Bundesländern in die Region ziehen wollen.
In welchen Branchen werden internationale Fachkräfte vermittelt?
Unter anderem in Metall- und Schweißtechnik, Lagerlogistik, Maschinen- und Anlagenbau, Holzverarbeitung, Gastronomie und Hotellerie sowie im sozialen Bereich, also in Erziehung, Heilerziehungspflege und Sozialarbeit.
Wie lange dauert es, bis eine Fachkraft aus dem Ausland anfangen kann?
Im Projekt Moving North vergehen etwa zehn Monate vom ersten Kontakt bis zum Arbeitsbeginn. Die längsten Wartezeiten entstehen beim Spracherwerb, bei der Anerkennung und im Visumverfahren.
Was sind die ersten Schritte für einen kleinen Betrieb?
Feste Ansprechpersonen benennen, ein Integrationskonzept entwickeln und eine Patin, einen Paten oder Buddy im Betrieb bestimmen. Das Welcome Center unterstützt bei allen drei Schritten.
Wo gibt es die Willkommensmappe?
Auf Deutsch und Englisch als Download auf der Website des Welcome Centers. Eine eigene Fassung für ausländische Studierende an den Hochschulstandorten der Ems-Achse gibt es inzwischen ebenfalls.
Übernimmt das Welcome Center auch die Wohnungssuche?
Nein. Das Welcome Center verweist aber auf mögliche Lösungen und passende Anlaufstellen.
